6 cách giảm tỉ lệ khách bỏ hẹn ở phòng khám nha khoa

Một lịch hẹn bị bỏ không chỉ mất doanh thu của ca đó. Nó còn làm lệch cả buổi: bác sĩ chờ, khách khác không chen vào được, điều trị nhiều buổi bị kéo dài. Dưới đây là những cách phòng khám có thể làm ngay, không tốn chi phí.

1. Nhắc hẹn trước một ngày, đều đặn

Nhiều khách bỏ hẹn chỉ vì quên. Một tin nhắn buổi chiều hôm trước, ghi rõ giờ và tên bác sĩ, là cách hiệu quả nhất. Điều quan trọng là làm đều mỗi ngày, không phải lúc nhớ lúc quên. Hãy giao việc này cho một người cụ thể, vào một giờ cố định.

2. Hỏi khách xác nhận, không chỉ thông báo

Tin nhắn kết thúc bằng câu hỏi ("Anh/chị xác nhận giúp phòng khám nhé?") khiến khách trả lời. Khách không trả lời là dấu hiệu nên gọi điện. Lịch đã xác nhận nên được đánh dấu riêng để lễ tân biết ca nào chắc chắn.

3. Đặt sẵn lịch hẹn tiếp theo trước khi khách về

Với điều trị nhiều buổi, đặt luôn buổi kế tiếp ngay tại quầy, khi khách còn đang ở đó. Khách tự gọi lại để đặt thường quên hoặc trì hoãn.

4. Theo dõi khách hay bỏ hẹn

Ghi lại khách nào đã không đến bao nhiêu lần. Với những khách này, gọi điện xác nhận thay vì chỉ nhắn tin, hoặc xếp vào khung giờ ít áp lực.

5. Gọi lại khách không đến trong ngày

Đừng để ca bỏ hẹn trôi qua. Gọi hỏi thăm ngay trong ngày và đề nghị giờ khác. Khách được quan tâm thường quay lại, còn khách bị bỏ quên dễ chuyển sang phòng khám khác.

6. Chăm sóc sau điều trị và nhắc tái khám

Khách được hỏi thăm sau nhổ răng, sau chữa tuỷ, hay được nhắc lấy cao răng định kỳ sẽ gắn bó và giữ hẹn tốt hơn. Đây cũng là nguồn lịch hẹn đều đặn nhất của phòng khám.