Chuyển phòng khám từ sổ sách, Excel sang phần mềm: checklist từng bước
Đổi cách làm việc của cả phòng khám không cần một lần là xong. Một kế hoạch chuyển đổi trong 2 tuần, ít xáo trộn nhất.
05/11/2026 · 2 phút đọc
Phần lớn phòng khám chần chừ chuyển sang phần mềm vì sợ cả đội phải học lại, sợ dữ liệu cũ bị bỏ lại. Thực tế, chuyển dần theo từng phần sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều.
Tuần 1: chuẩn bị
- Chọn một người phụ trách chuyển đổi, thường là quản lý hoặc lễ tân trưởng.
- Làm bảng giá trước tiên. Bảng giá đầy đủ, đúng giá giúp mọi việc sau đều nhanh. Nếu bảng giá đang ở Excel, sắp xếp lại theo cột tên dịch vụ, nhóm, giá rồi nhập một lần.
- Nhập danh sách khách đang điều trị. Không cần nhập hết khách từ nhiều năm trước. Ưu tiên khách đang có điều trị dở dang, khách còn nợ và khách có lịch hẹn sắp tới.
- Tạo tài khoản cho từng nhân viên, phân quyền phù hợp.
Tuần 2: chạy song song có chủ đích
- Từ một ngày cố định, mọi lịch hẹn mới đặt trên phần mềm. Sổ hẹn cũ chỉ để tra các hẹn đã đặt trước đó.
- Phiếu thu lập trên phần mềm từ cùng ngày đó. Cuối ngày đối chiếu tổng thu với tiền mặt thực tế.
- Khách cũ quay lại thì tạo hồ sơ (nếu chưa có) ngay tại quầy, ghi kèm công nợ cũ.
Sau 2 tuần
- Bỏ hẳn sổ hẹn giấy.
- Bắt đầu dùng các phần nâng cao: nhắc hẹn, chăm sóc khách, vật tư, báo cáo.
- Họp ngắn với cả đội: chỗ nào còn vướng, thiết lập nào cần chỉnh.
Mẹo: đừng cố nhập toàn bộ lịch sử điều trị cũ. Ghi một dòng tóm tắt trong hồ sơ ("Đã làm sứ 11, 21 năm 2024") là đủ để bác sĩ nắm, tiết kiệm hàng chục giờ nhập liệu.
Những lỗi hay gặp
- Chạy song song quá lâu: cả đội phải ghi hai nơi, dễ sai và nản. Nên chốt ngày dừng sổ cũ.
- Dùng chung một tài khoản: không biết ai làm gì, không phân quyền được.
- Bỏ qua bảng giá: mỗi lần ghi điều trị lại gõ giá tay, báo cáo doanh số không chính xác.
Xem các bước cụ thể trong DentaViet ở danh mục Hướng dẫn sử dụng.